Alternativas al Email

Alternativas al Email

Sistemas de almacenamiento compartido, alternativas al envío de archivos a los compañeros de trabajo.

La utilización del email como sistema principal de envío, recibo y almacenamiento de archivos profesionales es una mala idea que muchos siguen utilizando.

¿Cuántas veces hemos estado buscando un archivo en un email en lugar de una carpeta?, ¿cuántas veces olvidamos el asunto del email y, al no encontrarlo, prácticamente perdemos el archivo? Las conversaciones y las distintas versiones de un mismo archivo pueden volverse tan caóticas que más que facilitar el trabajo, lo dificultan.

Sin embargo, en el mercado existen multitud de herramientas que nos permiten una gestión compartida y ordenada de los archivos sin necesidad de envíos y reenvíos constantes.

En primer lugar podemos hablar de Dropbox, una herramienta de almacenamiento compartido de archivos y carpetas que ya la mayoría de los lectores conocerán y que resulta muy útil tanto para particulares como para empresas. Los que utilicen Dropbox por Business desde hace un par de meses también pueden llevar a cabo lo que se conoce como edición colaborativa en Office; es decir, que dos usuarios pueden estar compartiendo un archivo y editándolo en línea a la vez. Debemos recordar que ambos procesos, tanto el almacenamiento compartido como la edición colaborativa, son imposibles mediante el correo electrónico.

La edición colaborativa también está disponible en Google Docs, vinculada al servicio de almacenamiento de G-Suite de Google. Una de las ventajas de utilizar G-Suite como alternativa al intercambio de archivos vía e-mail es que no solo puedes compartir de forma ordenada tus archivos con compañeros de trabajo y amigos, sino que, además, con la misma cuenta de Google puedes hacer videollamadas y chats con Meet, seguir pendiente de tu correo en Gmail o estar al tanto de las últimas novedades en las listas de noticias.

Otra de las alternativas al email es OneDrive, el servicio de almacenamiento de archivos en línea de Microsoft que también posee edición colaborativa de archivos, llamada con Skype o Team y compartir reuniones con Outlook.

Por otra parte, aplicaciones del estilo de Wunderlist, Microsoft To Do, Google Keep, entre otros, no tan enfocadas al almacenamiento de archivos como a la creación de listas de trabajo, también pueden ayudarnos a organizar nuestro día a día con base a las tareas asignadas. Este servicio ofrece la oportunidad de crear listas de tareas y subtareas compartidas a las que se puede agregar un archivo y compartirlo. Para su edición, habría que descargar el archivo, modificarlo y volverlo a subir. Pero, aunque esto sea más engorroso que el almacenamiento de archivos compartidos en G-Suite, OneDrive o Dropbox, siempre nos será más útil y menos caótico que el correo electrónico.

Tampoco debemos olvidarnos de Evernote, una especie de cuaderno de notas digital que permite incluir apuntes, información de diferentes páginas, audios, vídeos y archivos en un mismo lugar. También nos da la opción de compartir las notas y chatear a través del llamado Work Chat.

Como vemos, existen múltiples alternativas al envío de archivos a los compañeros de trabajo vía email. ¿Con cuál te quedas?

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